FLMK - “A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :
· Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
· Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
· Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
· Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
· Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.
· Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :
· Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
· Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
· Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
· Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.


TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.
· Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
· Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
· Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.
· Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
· Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.
· Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
· Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.


Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.



1. Personality
Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.

2. General Knowledge
Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

3. Special Knowledge
Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

4. Skill and Technic
Diantaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.

5. Practice
Kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll.